Gizlilik Politikası

Veri sorumlusu

• Veri sorumlusu: Gültepe Şehit Cihan Erat Mesleki ve Teknik Anadolu Lisesi Müdürlüğü
• Okul: T.C. Millî Eğitim Bakanlığı İstanbul / Kağıthane Gültepe Şehit Cihan Erat Mesleki ve Teknik Anadolu Lisesi
• Adres: Telsizler Mah. Hakim Sk. No: 4/2, 34410 Kağıthane / İstanbul
• E-posta: [email protected]
• Telefon: (0212) 283 18 31
• Web: https://gultepemtal.meb.k12.tr

Hangi verileri işliyoruz

Veliler

• Telefon numarası: okulun kullandığı Okulyo platformunun veli listesinden (ya da e-Okul kayıtlarından) aktarılır; giriş ve öğrenciyle bağınız için kullanılır. Adınız soyadınız sistemde tutulmaz.
• PIN: yalnız geri döndürülemez biçimde saklanır; okul personeli dahil kimse PIN'inizi göremez.
• Uygulama oturum bilgileri: cihaz türü (Android/iOS), uygulama sürümü, oturum zamanları ve bildirim göndermek için uygulamaya özel rastgele bir kimlik.
• Güvenlik kayıtları: giriş denemeleri ve işlemler sırasında IP adresi.
• Duyuru okunma bilgisi ve kullanım koşulları / bilgilendirme metinleri için verdiğiniz onayların kaydı (metin sürümü, zaman, kanal).
• Randevu talepleriniz: okul personelinden istediğiniz görüşmenin tarihi, saati, hangi öğrenci için ve kimden istendiği, seçtiğiniz konu, isteğe bağlı kısa notunuz (en çok 200 karakter) ve talebin durumu.
• Okul girişi: kabul edilen randevunuz için uygulamada gösterilen giriş kodu (kişisel bilgi içermez) ve kod okutulduğunda oluşan giriş kaydı (bkz. "Okul girişi"). Bağlantı olmadığında da gösterilebilmesi için kod, geçerlilik süresi bitene kadar telefonunuzda uygulamanın kendi klasöründe saklanır; çıkış yapınca silinir.
• Bildirim geçmişi: uygulamadaki "Bildirimler" ekranı son 30 günün bildirimlerini türü ve kısa başlığıyla listeler; bildirim metni burada saklanmaz.

Öğrenciler (okulun kaydı)

Öğrencinin adı soyadı, okul numarası, sınıfı ve okulun verip veliye bildirdiği uyarılar veliye gösterilir. Bu veriler okulun resmî kayıtlarından gelir; uygulama öğrenciden veri toplamaz.

Rehberlik kayıtları (risk bildirimleri)

Öğretmenler, çevresine rahatsızlık veren ya da risk potansiyeli taşıyan bir davranışı gözlediklerinde rehberlik servisine risk bildirimi açabilir. Kayıtta gözlenen davranışın kısa açıklaması, rehberlik servisinin belirlediği kategori ve aciliyet, rehberlik servisinin öğrenciyle görüştüğünü gösteren işaret (tarih ve işaretleyen kişi), varsa kısa iç not ve kaydın durumu bulunur; tanı, sağlık bilgisi ya da başka öğrencilerin kişisel bilgileri yazılmaz.

• Amaç: öğrencinin okul içindeki güvenliğini ve iyi olma hâlini izlemek, rehberlik görüşmesinin yapıldığını kayıt altına almak.
• Kimler görür: kayıtların içeriğini yalnız rehberlik servisi, okul müdürü ve sistem yöneticisi görür. Kaydı açan kişi yalnız kendi yazdığını görür, sonrasını görmez; diğer öğretmenler hiç görmez. Müdür yardımcıları yalnız sayısal özetleri (kategori, sınıf, durum, tarih) görür; içeriği ve hangi öğrenciye ait olduğunu göremez. Öğrenci arşivlendikten sonra yalnız rehberlik servisi, okul müdürü ve sistem yöneticisi görür. Her görüntüleme işlem kaydına yazılır.
• Veliye gösterilmez: bu kayıtlar veli uygulamasında yer almaz, rehberlik görüşmeleriyle ilgili veliye hiçbir bildirim gönderilmez. Personele giden bildirim ve e-postalarda öğrencinin adı yazmaz.
• Saklama: diğer kayıtlarla aynı esaslara tabidir ve otomatik silinmez (bkz. "Ne kadar süre saklıyoruz").

Randevu talepleri

Veli, çocuğuna derse giren öğretmenlerden, okul idaresinden ya da rehberlik servisinden, personelin tanımladığı görüşme saatlerinden birini isteyebilir. Konu listeden seçilir; isteğe bağlı kısa notta sağlık bilgisi ya da başka kişilere ait bilgi yazılmamalıdır.

• Kimler görür: talebi gönderildiği personel, okul müdürü ve sistem yöneticisi görür; personel velinin telefon numarasını görmez. Müdür yardımcıları, kendilerine gelenler dışında yalnız sayıları görür.
• Ret gerekçesi: personel talebi reddederken 20–200 karakterlik bir gerekçe yazar; gerekçe veliye gösterilir. İptal gerekçesi isteğe bağlıdır (okul müdürü ya da sistem yöneticisi başka bir personele gelen randevuyu iptal ederse zorunludur).
• Bildirimler: yeni talep, kabul, ret, iptal, yanıtlanmadan süresi dolan talep ve önceki gün hatırlatması bildirimle iletilir; bildirimde yalnız tarih ve saat yer alır.
• Saklama: talepler silinmez, durumlarıyla saklanır. Saati geçmiş talepler, içinde bulunulan ve bir önceki eğitim yılı geçtikten sonra arşive alınabilir; arşivdekileri yalnız okul müdürü ve sistem yöneticisi görür, kayıt ve not silinmez.

Okul girişi

Kabul edilen randevu için uygulamada bir giriş kodu (QR ve 8 karakterlik kod) gösterilir. Kod kişisel bilgi içermez; okulun güvenlik görevlisi kodu okuttuğunda giriş kaydı oluşur: ziyaret edenin adı soyadı (görevli kimlikten yazar; giriş koduyla gelen ziyaretçide isteğe bağlıdır), öğrenciyle yakınlığı, öğrencinin adı ve sınıfı, görüşülen personel, randevu saati ve yeri, giriş ve çıkış saati, varsa kısa not ve kaydı yapan görevli. Telefon numarası bu kayda yazılmaz.

• Kimler görür: okul müdürü, müdür yardımcıları ve sistem yöneticisi bütün kayıtları görür, düzeltir ve Excel ya da PDF olarak alabilir; listenin açılması ve her düzeltme işlem kaydına yazılır. Güvenlik görevlisi yalnız o günün kayıtlarını görür ve kendi kaydını yalnız aynı gün düzeltebilir. Diğer personel yalnız kendisini ziyaret edenlerin kaydını görür.
• Kamera: kod okutulurken görüntü cihazda işlenir; kamera görüntüsü kaydedilmez ve hiçbir yere gönderilmez. Kodun okutulduğu bilgisi (sonuç ve zaman) işlem kaydına yazılır, ad yazılmaz.
• Saklama: kayıtlar silinmez; yanlış bir kayıt gerekçesiyle arşive alınır. Kayıtlar, içinde bulunulan ve bir önceki eğitim yılı geçtikten sonra arşive alınabilir; arşivdekileri yalnız okul müdürü, müdür yardımcıları ve sistem yöneticisi görür.

İşletme dekontları

MESEM ve işletmede beceri eğitimi gören öğrencilerin aylık ücret dekontları koordinatör tarafından eklenir ve okul idaresince e-Okul'a girilir. Dekontta öğrenci, işletme (adı, vergi numarası — şahıs işletmesinde işletme sahibinin T.C. kimlik numarası —, adresi, telefonu, yetkili kişinin adı), dönem, ücret tutarı, ödeme tarihi ve dekont belgesi (PDF) bulunur. Uygulamada dekontun fotoğrafı kamerayla çekilebilir; fotoğraf telefonda PDF'e çevrilip yüklenir.

• Kimler görür: koordinatör yalnız kendi eklediklerini; okul müdürü, müdür yardımcıları ve sistem yöneticisi hepsini görür ve Excel olarak alabilir. İşletmenin vergi ya da kimlik numarasını yalnız onlar görür. Diğer öğretmenler, rehberlik servisi ve veliler görmez.
• Saklama: belgeler ayrı ve özel bir depoda (Cloudflare R2) saklanır; dekontlar silinmez, iptal edilen dekont gerekçesiyle tutulur. Dekontun içeriği, tutarı ve öğrencinin adı bildirimlere ve e-postalara yazılmaz.

Personel

Ad soyad, kullanıcı adı, e-posta adresi, görev (rol), uygulama ve web oturum bilgileri, IP adresleri ve yapılan işlemlerin kaydı. Velilerle görüşme için tanımlanan görüşme saatleri ve randevu taleplerine verilen kararlar (ret gerekçesi zorunlu, iptal gerekçesi isteğe bağlı); koordinatörün eklediği dekontlar; güvenlik görevlisinin yaptığı giriş kontrolleri. Uygulamadaki "Bildirimler" ekranı personel için de yalnız bildirimin türünü ve kısa başlığını tutar.

Ne amaçla işliyoruz

• Öğrenciyle ilgili uyarıları ve okul duyurularını veliye iletmek,
• giriş güvenliğini sağlamak (SMS doğrulama kodu, deneme sınırları, oturum yönetimi, iki adımlı doğrulama),
• öğretmen gözlemlerini rehberlik servisine iletmek ve görüşmenin yapıldığını kayıt altına almak (rehberlik kayıtları; veliye gösterilmez; içeriğini rehberlik servisi, okul müdürü ve sistem yöneticisi görür, müdür yardımcıları yalnız sayıları görür),
• okulun gerektiğinde bir öğrencinin velisine kısa bir bildirim göndermesi (veli uygulama üzerinden okula mesaj gönderemez; okulla iletişim telefon ve e-postayla kurulur),
• velinin okul personelinden görüşme randevusu isteyebilmesi ve randevunun planlanması (konu listeden seçilir, isteğe bağlı kısa not; mesajlaşma yoktur),
• okul binasının güvenliği: randevulu velinin girişte doğrulanması ve okula giren ziyaretçilerin kaydı,
• işletmede beceri eğitimi gören öğrencilerin ücret dekontlarının toplanması ve e-Okul'a girilmesi,
• okul personelinin işlemlerini kayıt altına almak ve kötüye kullanımı önlemek.

Verileriniz satılmaz, reklam ya da profil çıkarma amacıyla kullanılmaz; yalnız aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla, hizmetin çalışması için gereken kadarı paylaşılır.

Verilerin saklandığı yer ve güvenliği

Saklama yeri

Veritabanı ve uygulama sunucusu Hetzner Online GmbH'nin Almanya (Falkenstein) veri merkezinde çalışır.

Yardımcı hizmetler ve işledikleri veriler

• Cloudflare: alan adı ve trafik yönlendirme (bağlantılar Cloudflare üzerinden sunucuya iletilir); veritabanının şifreli yedeklerinin ve dekont belgelerinin (ayrı, özel bir depoda) saklanması (Cloudflare R2).
• OneSignal: bildirim gönderimi; yalnız uygulamaya özel rastgele cihaz (bildirim) kimliği ve bildirimin başlığı ile metni (uyarı bildiriminde yalnız sabit bir metin — öğrencinin adı gönderilmez —, duyuruda duyuru metni, okulun veliye gönderdiği bildirimde öğrencinin adı ve bildirim metni, randevu bildiriminde yalnız tarih ve saat). Telefon numarası gönderilmez.
• Vatan SMS (Türkiye): yalnız doğrulama kodu SMS'i için telefon numarası ve kod metni.
• Resend (ABD merkezli; e-posta gönderim altyapısı Japonya): yalnız personele giden işlem ve bildirim e-postaları (şifre sıfırlama, e-posta doğrulama, hesap güvenliği bildirimleri, personelin seçtiği olay bildirimleri ve haftalık özet) için alıcının e-posta adresi ve e-postanın içeriği. E-posta içeriğinde öğrenci adı, sınıfı, gözlem ya da not metni gibi öğrenci kişisel verisi bulunmaz; yalnız olay türü ve panele bağlantı yer alır. Veliler e-posta almaz.

Yurt dışına aktarım

Hizmet sağlayıcı — ülke — aktarılan veri — hukuki dayanak (KVKK md. 9):

• Hetzner Online GmbH — Almanya — veritabanı ve uygulama sunucusundaki bütün veriler — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)
• Cloudflare — ABD merkezli, küresel ağ; yedek deposu (R2), veri merkezi Cloudflare tarafından otomatik seçilir — trafik yönlendirme, şifreli veritabanı yedekleri ve dekont belgeleri — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)
• OneSignal — ABD — cihaz (bildirim) kimliği, bildirim başlığı ve metni — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)
• Resend — ABD merkezli; gönderim altyapısı Japonya (Tokyo) — yalnız personelin e-posta adresi ve personele giden e-postaların içeriği (öğrenci kişisel verisi yok) — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)

Yurt dışına aktarım, KVKK md. 9 kapsamında bu hizmet sağlayıcılarla yapılan standart sözleşmelere dayanır.

Güvenlik önlemleri

• Uygulama ile sunucu arasındaki bağlantılar HTTPS (TLS) ile şifrelenir; tarayıcılara yalnız güvenli bağlantı kullanmaları bildirilir (HSTS).
• Personel şifreleri ve veli PIN'leri geri döndürülemez biçimde (bcrypt) saklanır; SMS kodları ve oturum anahtarları da yalnız özet olarak tutulur.
• Okul müdürü ve sistem yöneticisi hesaplarında iki adımlı doğrulama zorunludur, diğer personel için isteğe bağlıdır; iki adımlı doğrulama anahtarları şifrelenerek saklanır.
• Her işlemde yetki sunucuda, kişinin rolüne göre denetlenir; ör. öğretmen yalnız kendi uyarısını düzenler, veli yalnız kendisine bağlı öğrenciyi görür.
• Art arda hatalı girişlerde hesap geçici olarak kilitlenir; oturumlar belirli bir süre sonra kendiliğinden kapanır (okul müdürünün ve sistem yöneticisinin panel oturumu 60 dakika işlem yapılmazsa kapanır).
• Kayıt değiştiren işlemler, kimin yaptığı, zamanı ve IP adresiyle işlem kaydına yazılır; işlem kayıtları elle silinemez.
• Veritabanının günlük yedeği alınır ve Cloudflare R2'de şifreli olarak saklanır.
• Personel uygulamasında öğrenci verisi cihazda kalıcı olarak saklanmaz ve uygulama kilidi zorunludur.

Ne kadar süre saklıyoruz

Kişisel veriler, okulun eğitim-öğretim faaliyetleri ve yasal saklama yükümlülükleri için gerekli olduğu sürece saklanır. Sistemde otomatik silme ya da anonimleştirme yapılmaz: işlem kayıtları, uyarılar (silinmiş uyarılar dahil), arşivdeki öğrencilerin kayıtları, rehberlik kayıtları (risk bildirimleri), randevu talepleri, ziyaretçi kayıtları, işletme dekontları, veli hesapları, oturum kayıtları ve diğer kayıtlar sistem yöneticisi tarafından silinene ya da anonimleştirilene kadar tutulur. Panelde kayıtları kalıcı olarak silen ya da anonimleştiren bir işlev bulunmaz; silme ya da anonimleştirme gerektiğinde (örneğin haklarınız kapsamındaki bir başvuru üzerine) okul yönetiminin kararıyla sistem yöneticisi tarafından yapılır. Saati geçmiş randevu talepleri ve ziyaretçi kayıtları, içinde bulunulan eğitim yılı ve bir önceki eğitim yılı geçtikten sonra arşive alınabilir; arşive alma silme ya da anonimleştirme değildir, kayıt ve not olduğu gibi kalır.

Hesabınızı sildiğinizde okul kaydı olarak saklananlar

Uygulama hesabınızı silebilirsiniz (Hesap silme). Silme, uygulamaya girişinizi sağlayan bilgileri (PIN ya da şifre, oturumlar, bildirim kimlikleri, iki adımlı doğrulama) kaldırır ve hesabı "silindi" olarak kapatır. Aşağıdakiler okulun resmî kayıtlarıdır ve hesap silindiğinde silinmez; yukarıdaki saklama esaslarına göre tutulur:

• velinin telefon numarası ve öğrenciyle bağı (okulun Okulyo ya da e-Okul kaydından gelir),
• öğrencinin kayıtları ve okulun verdiği uyarılar,
• gönderilen duyuruların kayıtları,
• randevu talepleri ve durumları, okul girişindeki ziyaretçi kayıtları,
• koordinatörün eklediği işletme dekontları,
• personelin verdiği uyarılar ve yaptığı işlemlerin kayıtları,
• metin onaylarının kaydı.

Haklarınız

KVKK md. 11 kapsamındaki haklarınız ve başvuru yolu KVKK Aydınlatma Metni'nde açıklanmıştır. Yardım için: Destek.

Değişiklikler

Bu politika değiştiğinde yeni sürüm yayımlanır ve ilk girişte bilginize sunulur.

Yürürlük tarihi: 14.10.2026