KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu

• Veri sorumlusu: Gültepe Şehit Cihan Erat Mesleki ve Teknik Anadolu Lisesi Müdürlüğü
• Okul: T.C. Millî Eğitim Bakanlığı İstanbul / Kağıthane Gültepe Şehit Cihan Erat Mesleki ve Teknik Anadolu Lisesi
• Adres: Telsizler Mah. Hakim Sk. No: 4/2, 34410 Kağıthane / İstanbul
• E-posta: [email protected]
• Telefon: (0212) 283 18 31
• Web: https://gultepemtal.meb.k12.tr

İşlenen kişisel veriler

Veliler

• Kimlik/iletişim: cep telefonu numarası (okulun kullandığı Okulyo platformunun veli listesinden ya da e-Okul kaydından aktarılır). Veli adı soyadı sistemde tutulmaz.
• Veli–öğrenci bağı ve yakınlık bilgisi (anne, baba vb.).
• Hesap güvenliği: PIN (geri döndürülemez biçimde, şifrelenmiş özet olarak), SMS doğrulama kodlarının özetleri.
• İşlem güvenliği: uygulama oturum bilgileri (cihaz türü, uygulama sürümü, cihaz adı, oturum zamanları), IP adresleri, işlem kayıtları.
• Duyuruların ve okulun veliye gönderdiği bildirimlerin okunma bilgisi, metin onay kayıtları.
• Randevu talepleri: velinin okul personelinden istediği görüşmenin tarihi ve saati, hangi öğrenci için ve kimden istendiği, listeden seçilen konu (ders durumu, davranış, devamsızlık, diğer), velinin isteğe bağlı olarak yazdığı en çok 200 karakterlik kısa not ve talebin durumu (bekliyor, kabul edildi, reddedildi, iptal edildi, süresi doldu).
• Okul girişi: kabul edilen bir randevu için uygulamada gösterilen giriş kodu (QR ve 8 karakterlik kod). Kod kişisel bilgi içermez; okulun güvenlik görevlisi kodu okuttuğunda giriş kaydı oluşur: ziyaret edenin adı soyadı (görevli kimlikten yazar; giriş koduyla gelen ziyaretçide isteğe bağlıdır), öğrenciyle yakınlığı, öğrencinin adı ve sınıfı, görüşülen personel, randevu saati ve yeri, giriş ve çıkış saati, varsa kısa not ve kaydı yapan görevli. Telefon numarası bu kayda yazılmaz. Bağlantı olmadığında da gösterilebilmesi için giriş kodu, geçerlilik süresi bitene kadar velinin telefonunda uygulamanın kendi klasöründe saklanır; çıkış yapınca silinir.

Öğrenciler (velisine gösterilen ve personelin işlediği okul kayıtları)

• Ad soyad, okul numarası, e-Okul öğrenci kimliği, eğitim türü, sınıf ve program.
• Uyarı kayıtları ve açıklamaları, sosyal medya veli izni bilgisi.
• Rehberlik kayıtları (risk bildirimleri): öğretmenin gözlemlediği, çevresine rahatsızlık veren ya da risk potansiyeli taşıyan davranışın kısa açıklaması, rehberlik servisinin belirlediği kategori ve aciliyet, rehberlik servisinin öğrenciyle görüştüğünü gösteren işaret (tarih ve işaretleyen kişi), varsa rehberlik servisinin kısa iç notu ve kaydın durumu (açık, görüşüldü, kapatıldı). Bu kayıtlara tanı, sağlık bilgisi ya da başka öğrencilerin kişisel bilgileri yazılmaz; formda bu konuda uyarı bulunur.
• Okulun yalnız bir öğrencinin velisine gönderdiği kısa bildirimlerin metni.

İşletme dekontları (MESEM ve işletmede beceri eğitimi gören öğrenciler)

• Öğrenci, işletme (adı, vergi numarası — şahıs işletmesinde işletme sahibinin T.C. kimlik numarası —, adresi, telefonu ve yetkili kişinin adı), dönem (ay), ücret tutarı, ödeme tarihi ve dekont belgesi (PDF; uygulamada kamerayla çekilen dekont fotoğrafı telefonda PDF'e çevrilip yüklenir).
• Dekontun durumu (yüklendi, e-Okul'a girildi, iptal edildi ve iptal gerekçesi), dekontu ekleyen koordinatör ve işlemi yapan personel.

Okul personeli

• Ad soyad, kullanıcı adı, e-posta adresi, görev (rol), varsa turnike kart numarası.
• Hesap güvenliği: şifre özeti, iki adımlı doğrulama bilgileri (şifrelenmiş), oturum bilgileri, IP adresleri ve işlem kayıtları.
• Personelin rehberlik servisine açtığı görüşme talepleri ve bu taleplerdeki mesajlar.
• Personelin velilerle görüşme için tanımladığı haftalık görüşme saatleri ve kapalı tarihler; randevu taleplerine verdiği kararlar (kabul, ret, iptal) ve gerekçeleri: ret gerekçesi zorunludur (20–200 karakter) ve veliye gösterilir; iptal gerekçesi isteğe bağlıdır (okul müdürü ya da sistem yöneticisi başka bir personele gelen randevuyu iptal ederse zorunludur).
• Güvenlik görevlisinin hesabı (ad soyad, kullanıcı adı) ve yaptığı giriş kontrolleri; kendisini ziyaret eden velinin giriş kaydı personelin kendisine gösterilir.

İşleme amaçları

• Öğrencilere verilen uyarıların kaydedilmesi ve velilere bildirilmesi,
• okul duyurularının ve okulun veliye gönderdiği bildirimlerin velilere iletilmesi,
• velinin, çocuğuna derse giren öğretmenlerden, okul idaresinden ve rehberlik servisinden görüşme randevusu isteyebilmesi, randevunun planlanması ve taraflara hatırlatılması,
• okul binasının güvenliği: randevulu velinin girişte doğrulanması, okula giren ziyaretçilerin kaydı ve gerektiğinde geriye dönük kontrol,
• işletmede beceri eğitimi gören öğrencilerin ücret dekontlarının toplanması ve e-Okul'a girilmesi,
• öğrencinin okul içindeki güvenliğinin ve iyi olma hâlinin izlenmesi için öğretmen gözlemlerinin rehberlik servisine iletilmesi ve görüşmenin yapıldığının kayıt altına alınması (rehberlik kayıtları); okul müdürünün bu kayıtları içeriğiyle, müdür yardımcılarının yalnız sayısal özetiyle izlemesi,
• velinin ve personelin kimliğinin doğrulanması, hesapların ve sistemin güvenliğinin sağlanması,
• işlemlerin kayıt altına alınması, yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi, denetim,
• okulun istatistik ve raporlama ihtiyaçları (haftalık rapor yalnız sayı içerir).

Rehberlik kayıtlarını kimler görür

• Kayıtların içeriğini (hangi öğrenciye ait olduğu, gözlem, görüşme işareti, notlar, durum) yalnız rehberlik servisi (rehberlik yetkisi verilmiş personel), okul müdürü ve sistem yöneticisi görür.
• Kaydı açan kişi yalnız kendi açtığı kayıtta kendi yazdığını görür; kaydın sonrasını (görüşülüp görüşülmediğini, notları, durumunu) görmez. Diğer öğretmenler kaydı hiç görmez.
• Müdür yardımcıları yalnız sayısal özetleri (kategoriye, sınıfa, duruma ve tarihe göre sayılar) görür; kayıtların içeriğini, hangi öğrenciye ait olduğunu, gözlem metnini ve notları göremez.
• Öğrenci arşivlendikten sonra kayıtları yalnız rehberlik servisi, okul müdürü ve sistem yöneticisi görür.
• Rehberlik kayıtları veliye gösterilmez, veli uygulamasında yer almaz ve rehberlik görüşmeleriyle ilgili veliye hiçbir bildirim gönderilmez. Personele giden bildirim ve e-postalarda öğrencinin adı yer almaz.
• Her görüntüleme, ekleme ve dışa aktarma işlem kaydına yazılır; dışa aktarma yalnız rehberlik servisine, okul müdürüne ve sistem yöneticisine açıktır.

Uyarıları kimler görür

• Öğretmen yalnız kendi verdiği uyarıları görür; başka öğretmenin verdiği uyarıyı göremez.
• Okul müdürü, müdür yardımcıları, rehberlik servisi ve sistem yöneticisi bütün uyarıları görür.
• Veli, yalnız kendisine bağlı öğrencinin kendisine bildirilmiş uyarılarını görür.

Randevu taleplerini kimler görür

• Bir randevu talebini (öğrenci, konu, not, durum) talebin gönderildiği personel, okul müdürü ve sistem yöneticisi görür. Personel velinin telefon numarasını görmez; yalnız öğrencinin adını, sınıfını ve velinin yakınlığını (anne, baba vb.) görür.
• Müdür yardımcıları, kendilerine gelen talepler dışında yalnız sayısal özetleri (haftaya, duruma ve personel türüne göre sayılar) görür; kimin kiminle, hangi konuda görüştüğünü göremez.
• Veli yalnız kendi taleplerini görür. Veliye personelin yalnız adı soyadı ve görevi gösterilir.
• Randevu talepleri silinmez; reddedilen, iptal edilen ve süresi dolan talepler durumlarıyla saklanır. Talepler üzerindeki her işlem işlem kaydına yazılır; işlem kaydında notun ve gerekçenin kendisi yer almaz.

Dekontları kimler görür

• Koordinatör (koordinatör yetkisi verilmiş öğretmen ya da müdür yardımcısı) yalnız kendi eklediği dekontları görür; e-Okul'a girildi olarak işaretlenene kadar düzeltebilir ya da gerekçeyle iptal edebilir.
• Okul müdürü, müdür yardımcıları ve sistem yöneticisi bütün dekontları görür, e-Okul'a girildi olarak işaretler ve listeyi Excel olarak alabilir. İşletmenin vergi ya da kimlik numarasını yalnız onlar görür.
• Diğer öğretmenler, rehberlik servisi ve veliler dekontları görmez.
• Dekont belgeleri ayrı ve özel bir depoda saklanır; yalnız yetkili kişiler panelden indirebilir. Dekontun içeriği, tutarı ve öğrencinin adı bildirimlere, e-postalara ve uygulama günlüklerine yazılmaz; işlem kaydında tutar yer almaz, yalnız değiştiği bilgisi yer alır.
• Dekontlar silinmez; iptal edilen dekont gerekçesiyle saklanır.

Ziyaretçi kayıtlarını kimler görür

• Okul müdürü, müdür yardımcıları ve sistem yöneticisi bütün ziyaretçi kayıtlarını görür, düzeltir ve listeyi Excel ya da PDF olarak alabilir; listenin açılması ve her düzeltme işlem kaydına yazılır.
• Güvenlik görevlisi yalnız o günün kayıtlarını görür; kendi yaptığı kaydı yalnız aynı gün düzeltebilir.
• Diğer personel yalnız kendisini ziyaret edenlerin kaydını görür.
• Kayıtlar silinmez; yanlış bir kayıt gerekçesiyle arşive alınır.
• Giriş kodu okutulurken görüntü cihazda işlenir; kamera görüntüsü kaydedilmez ve hiçbir yere gönderilmez. Kodun okutulduğu bilgisi (sonuç ve zaman) işlem kaydına yazılır, ad yazılmaz.

Veliyle iletişim

Okul veliye uyarı, duyuru ve bildirim gönderir. Veli uygulama üzerinden okula mesaj gönderemez; tek istisna randevu talebidir: veli, çocuğuna derse giren öğretmenlerden, okul idaresinden ya da rehberlik servisinden, personelin tanımladığı görüşme saatlerinden birini isteyebilir. Talepte konu listeden seçilir ve isteğe bağlı en çok 200 karakterlik kısa bir not yazılabilir; bu not dışında uygulama velinin yazdığı bir metni işlemez. Nota sağlık bilgisi ya da başka kişilere ait bilgi yazılmamalıdır; formda bu konuda uyarı bulunur. Personel talebi kabul eder ya da 20–200 karakterlik bir gerekçeyle reddeder (gerekçe veliye gösterilir); veli ve personel randevuyu iptal edebilir; her durumda karşı tarafa bildirim gider ve randevudan önceki gün hatırlatma gönderilir. Bunun dışında okulla iletişim okulun telefonu ve e-posta adresiyle kurulur.

Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK md. 5/2 kapsamında şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• (a) kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• (ç) veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• (f) ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Toplama yöntemi

Veriler; okulun e-Okul kayıtlarından ve veli telefonları için okulun kullandığı Okulyo platformunun veli listesinden aktarım yoluyla, personelin panel ve uygulamadaki girişleriyle ve sizin uygulamayı kullanmanız sırasında elektronik ortamda otomatik yollarla toplanır.

Aktarılan taraflar

Kişisel veriler, hizmetin çalışması için gereken kadarıyla aşağıdaki "Verilerin saklandığı yer ve güvenliği" bölümünde sayılan hizmet sağlayıcılara ve kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep hâlinde, aktarılabilir.

Verilerin saklandığı yer ve güvenliği

Saklama yeri

Veritabanı ve uygulama sunucusu Hetzner Online GmbH'nin Almanya (Falkenstein) veri merkezinde çalışır.

Yardımcı hizmetler ve işledikleri veriler

• Cloudflare: alan adı ve trafik yönlendirme (bağlantılar Cloudflare üzerinden sunucuya iletilir); veritabanının şifreli yedeklerinin ve dekont belgelerinin (ayrı, özel bir depoda) saklanması (Cloudflare R2).
• OneSignal: bildirim gönderimi; yalnız uygulamaya özel rastgele cihaz (bildirim) kimliği ve bildirimin başlığı ile metni (uyarı bildiriminde yalnız sabit bir metin — "Çocuğunuz için yeni bir uyarı var"; öğrencinin adı gönderilmez —, duyuruda duyuru metni, randevu bildiriminde yalnız randevunun tarihi ve saati — öğrenci ya da personel adı, konu ve not gönderilmez). Telefon numarası gönderilmez.
• Vatan SMS (Türkiye): yalnız doğrulama kodu SMS'i için telefon numarası ve kod metni.
• Resend (ABD merkezli; e-posta gönderim altyapısı Japonya): yalnız personele giden işlem ve bildirim e-postaları (şifre sıfırlama, e-posta doğrulama, hesap güvenliği bildirimleri, personelin seçtiği olay bildirimleri ve haftalık özet) için alıcının e-posta adresi ve e-postanın içeriği. E-posta içeriğinde öğrenci adı, sınıfı, gözlem ya da not metni gibi öğrenci kişisel verisi bulunmaz; yalnız olay türü ve panele bağlantı yer alır. Veliler e-posta almaz.

Yurt dışına aktarım

Hizmet sağlayıcı — ülke — aktarılan veri — hukuki dayanak (KVKK md. 9):

• Hetzner Online GmbH — Almanya — veritabanı ve uygulama sunucusundaki bütün veriler — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)
• Cloudflare — ABD merkezli, küresel ağ; yedek deposu (R2), veri merkezi Cloudflare tarafından otomatik seçilir — trafik yönlendirme, şifreli veritabanı yedekleri ve dekont belgeleri — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)
• OneSignal — ABD — cihaz (bildirim) kimliği, bildirim başlığı ve metni — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)
• Resend — ABD merkezli; gönderim altyapısı Japonya (Tokyo) — yalnız personelin e-posta adresi ve personele giden e-postaların içeriği (öğrenci kişisel verisi yok) — dayanak: standart sözleşme (KVKK md. 9)

Yurt dışına aktarım, KVKK md. 9 kapsamında bu hizmet sağlayıcılarla yapılan standart sözleşmelere dayanır.

Güvenlik önlemleri

• Uygulama ile sunucu arasındaki bağlantılar HTTPS (TLS) ile şifrelenir; tarayıcılara yalnız güvenli bağlantı kullanmaları bildirilir (HSTS).
• Personel şifreleri ve veli PIN'leri geri döndürülemez biçimde (bcrypt) saklanır; SMS kodları ve oturum anahtarları da yalnız özet olarak tutulur.
• Okul müdürü ve sistem yöneticisi hesaplarında iki adımlı doğrulama zorunludur, diğer personel için isteğe bağlıdır; iki adımlı doğrulama anahtarları şifrelenerek saklanır.
• Her işlemde yetki sunucuda, kişinin rolüne göre denetlenir; ör. öğretmen yalnız kendi uyarısını düzenler, veli yalnız kendisine bağlı öğrenciyi görür.
• Art arda hatalı girişlerde hesap geçici olarak kilitlenir; oturumlar belirli bir süre sonra kendiliğinden kapanır (okul müdürünün ve sistem yöneticisinin panel oturumu 60 dakika işlem yapılmazsa kapanır).
• Kayıt değiştiren işlemler, kimin yaptığı, zamanı ve IP adresiyle işlem kaydına yazılır; işlem kayıtları elle silinemez.
• Veritabanının günlük yedeği alınır ve Cloudflare R2'de şifreli olarak saklanır.
• Personel uygulamasında öğrenci verisi cihazda kalıcı olarak saklanmaz ve uygulama kilidi zorunludur.

Saklama süreleri

Kişisel veriler, okulun eğitim-öğretim faaliyetleri ve yasal saklama yükümlülükleri için gerekli olduğu sürece saklanır. Sistemde otomatik silme ya da anonimleştirme yapılmaz: işlem kayıtları, uyarılar (silinmiş uyarılar dahil), arşivdeki öğrencilerin kayıtları, rehberlik kayıtları (risk bildirimleri), randevu talepleri, ziyaretçi kayıtları, işletme dekontları, veli hesapları, oturum kayıtları ve diğer kayıtlar sistem yöneticisi tarafından silinene ya da anonimleştirilene kadar tutulur. Panelde kayıtları kalıcı olarak silen ya da anonimleştiren bir işlev bulunmaz; silme ya da anonimleştirme gerektiğinde (örneğin haklarınız kapsamındaki bir başvuru üzerine) okul yönetiminin kararıyla sistem yöneticisi tarafından yapılır. Saati geçmiş randevu talepleri ve ziyaretçi kayıtları, içinde bulunulan eğitim yılı ve bir önceki eğitim yılı geçtikten sonra arşive alınabilir: arşivdeki randevu talepleri veli ve personel ekranlarından kalkar ve yalnız sistem yöneticisi tarafından görülür; arşivdeki ziyaretçi kayıtlarını yalnız okul müdürü, müdür yardımcıları ve sistem yöneticisi görür. Arşive alma silme ya da anonimleştirme değildir; kayıt ve not olduğu gibi kalır.

Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK md. 7 şartları çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı okula yazılı dilekçeyle ya da okulun resmî e-posta adresine ([email protected]) iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Yürürlük tarihi: 14.10.2026